Все из головы: как избежать информационной перегруженности

Как много мыслей, планов и задач хранятся в нашей голове. А записать в заметки промелькнувшую идею то неудобно, то просто лень. На то, чтобы составить план дня в ежедневнике, словно нет времени. Бывает и так, что навязчивая мысль о совершенной ошибке как надоедливая муха утомляет и раздражает.

Человека, который все пытается держать в голове, можно сравнить с компьютером, на котором открыто множество программ и файлов. Из-за этого он может тратить много времени на обработку и переработку информации, возможно, даже зависнет — просто не хватает оперативной памяти. Поэтому некоторые файлы необходимо закрыть, другие архивировать.

Слова, которыми можно описать состояние такого человека: уставший, напряженный, беспокойный, бдительный, боящийся забыть, суетной. Он хватается за множество дел. Под конец рабочего дня вспоминает о том, что хотел сделать, но забыл, а уже поздно, время ушло.

Возможно ли все удержать в голове?

Все удержать невозможно, да и не надо. Из-за слишком большого объема может случиться информационный перегруз.

У нас есть ограничения памяти. Мы можем удержать во внимании, запомнить, в своей кратковременной памяти 7 (+-2) элементов. Эту закономерность обнаружил американский учёный-психолог Джордж Миллер.

Однако в жизни современного человека бывает гораздо больше задач. Нужно многое успеть в разных областях жизни: работа, семья, хобби, саморазвитие, быт, здоровье. Поэтому, если продолжать метафору с компьютером, так важно «держать информацию» на внешних носителях — ежедневниках или электронных календарях.

Почему люди могут отказываться от планировщика задач

Есть несколько причин, из-за которых люди могут игнорировать ведение ежедневников и другие способы фиксировать задачи.

Нет опыта, навыка, культуры записывать и фиксировать свои планы

Иногда непонятно с чего начать. Эта привычка формируется постепенно и со временем облегчает жизнь и позволяет планомерно двигаться к целям. И здесь самое важное — начать хотя бы с какого-то плана. Например, можно воспользоваться методом, который описан в статье Расстраиваюсь, что не все задачи на день выполнены». Почему и что делать?

Составляя план на день, нужно прописать дела в соответствии с их значимостью:

1. Обязательно сделать — не могу не выполнить сегодня;
2. Следует сделать — сделаю, если останется время;
3. Хорошо бы сделать — сделаю, если будет желание.

Кажется, что планирование ограничивает, лишает свободы и спонтанности

При этом эффективное и грамотное планировании всегда предполагает гибкость. Чтобы не чувствовать себя скованным из-за того, что весь день четко распланирован, можно подготовить план Б — продумать альтернативные возможности, если что-то пойдет не так.

Это может быть связано с низким уровнем ответственности

Легче сказать: «Ой, а я забыл» или «А разве мы об этом договаривались?». В этом случае получается, если не написано, то и нечего спросить. А когда есть письменный договор, с человека можно спросить и призвать к ответственности.

Поэтому первый шаг — начать записывать. Давать обязательства самому себе, хотя бы на бумаге. Когда дела и задачи зафиксированы, их труднее игнорировать и не выполнять.

К чему могут привести попытки все держать в голове?

Минимальные последствия — это волнение и беспокойство о том, что «вдруг я забуду» / «вылетит из головы» / «надо не забыть это сделать». Прекрасная идея может промелькнуть в голове, но если ее не зафиксировать, она бесследно исчезнет.

Если постоянно держать все мысли и задачи в голове, то это может привести к хроническому напряжению, раздражению, иногда бессоннице и навязчивым мыслям.

Для карьеры и личной жизни последствия могут быть весьма болезненными: если регулярно не выполнять обязательства, высок риск увольнения и разрыва отношений.

Как разгрузить себя не в ущерб делам?

Есть замечательный способ выгрузить свои идеи и мысли — это ведение списков. Их можно составлять для разных вещей и под разные задачи, например: «список задач на день», «список идей», «список покупок», «список мест, которые хочу посетить».

Максим Дорофеев в книге «Путь джедая. Поиск собственной методики продуктивности» предлагает отдельно вести списки задач, проектов и идей.

Под эти записи можно завести отдельный блокнот, делать заметки на телефоне или создать отдельные файлы в компьютере. В этом и заключается идея перенести часть своих мыслей на «внешние носители». Пришла нужная идея — записал в соответствующий список, например, в заметки в телефон, который всегда под рукой.

Как определить приоритетность задач, когда кажется, что все важное?

Расстановка приоритетов, или приоритизация — это выявление первоочередных, самых важных целей и задач. Расставляя приоритеты, мы в первую очередь определяем важное для самого себя. Система координат выстраивается от себя. Даже если я делаю что-то для других, важно понимать, что я делаю для себя. В поисках точек соприкосновения с другими людьми, необходимо учитывать свои интересы и задавать себе вопрос: «Что мне это даст?», «Зачем мне это?».

Приоритетность — фильтр, через который нам нужно научиться смотреть на наши задачи, цели, ценности. Поскольку, если мы не будем это делать, то это сделает кто-то за нас.

Важно помнить, что мы постоянно делаем выборы, осознаем мы это или нет. Отказ от действия — это тоже выбор. В каждый конкретный момент мы чему-то говорим «да», чему-то — «нет». Даже если вам трудно говорить «нет», вы все равно это делаете. Например, соглашаясь на неудобную для вас встречу, вы говорите «да» неудобной встрече и «нет» чтению интересной для вас книги.

Расставлять приоритеты важно в соответствии со своими ценностями. Иначе может оказаться, что вы многое делали, карабкаясь на гору, но добравшись на вершины, оказалось, что это не та гора, на которую вам хотелось бы взобраться.

Виталий Королев разработал «Мемуарник» — инструмент, который помогает выявить личные ценности. Каждый вечер нужно выделять 3-5 минут, чтобы зафиксировать 1-2 главных события дня, эмоционально значимых для вас. На основе них в конце недели нужно записать 1-2 главных события недели. В конце месяца — главное событие месяца. Потом, продолжая вести эти записи, можно будет выделить 1-5 важных события года. Рядом с каждым событием нужно сформулировать именно ту вашу ценность, на основе которой вы считаете это событие главным.

Выполняя эту технику, вы сможете узнать о своих подлинных ценностях, что для вас по-настоящему важно и ценно в режиме реального времени. Так как анализ происходит внутри одного дня, не будет места для додумывания и фантазирования, забыть о том, что случилось за последние 24 часа, тоже удастся вряд ли. В результате вы получите список ваших ценностей, на основе которых сможете принимать решение о приоритетности дел и задач

Как психотерапия помогает выстроить тайм-менеджмент?

В психотерапии клиент и терапевт определяют цель и стремятся достичь ее совместными усилиями. С какими жалобами и запросами приходят клиенты, если работа в итоге касается тайм-менеджмента. В рамках Краткосрочной стратегической терапии (КСТ) часто бывают запросы, связанные с повышением личной эффективности и продуктивности. Клиенты обращаются с такими проблемами, как:

• прокрастинация — «постоянно откладываю сложные задачи, никак не могу начать их выполнять»;
• выгорание — «не хватает сил»;
• сложность определить свои истинные желания и приоритеты — «не знаю, чего хочу, куда двигаться»;
• трудность удерживать концентрацию во время учебы или работы — «легко отвлекаюсь, не могу сосредоточиться на задаче»;
• обесценивание своих результатов — «я ничего не добился».

На сессиях психотерапевт может дать инструменты, которые помогут сформировать навыки тайм-менеджмента.

Техника «Съесть слона» по частям

Трудную и сложную задачу можно разбить на части, расписав это все на листе бумаги. Это называется декомпозиция.

В тайм-менеджменте есть техника «Съесть слона» по частям. Разбивая большую задачу на задачи поменьше, мы получаем возможность двигаться, пусть и маленькими шагами, вместо того, чтобы откладывать дела. А когда у нас на листе все расписано и есть план движения, то это придает силы и смелость. Сначала чертеж — затем дом. Без чертежа трудно построить дом.

Письменные практики

В Краткосрочной стратегической терапии часто используются письменные техники. Они помогают выразить свои чувства, упорядочить мысли, структурировать и архивировать жизненный опыт. И за счет этого освободить место в голове. Например, навязчивые мысли о личной несостоятельности, неполноценности, недостаточной «хорошести» могут вторгаться и отвлекать от текущих задач, забирать силы. Как будто человек живет с суровым и беспощадным критиком внутри, который постоянно оценивает, подмечает недостатки и осуждает.

В этих случаях в специально отведенное время можно давать время и слово внутреннему критику. В эти «приемные часы» нужно записывать все, что он хочет сказать. Выписывая его слова, мы даем выход самоуничижительным мыслям. При этом постепенно устанавливаем с внутренним критиком дружеские отношения, «просим» давать помогающие советы и рекомендации. Как результат, снижается внутреннее давление, приходит облегчение, появляется возможность отодвигать дискредитирующие и критикующие мысли, выстраиваются новые отношения с самим собой.

Подробнее о том, как работать со страхом неудачи, можно прочитать в книге Роберты Миланезе «Обманчивый страх не быть на высоте. Стратегии признания личной ценности».

Клиенты часто говорят о положительном эффекте от письменных практик. Это:

• Ощущение освобождения, облегчения;
• Оставление в прошлом (архивирование) мыслей, воспоминаний, которые долгое время тяготили и не давали о себе забыть;
• Ясность — лучшее понимание себя, своих переживаний, эмоций, мотивов, потребностей, целей;
• Осмысление своего опыта, появляется возможность посмотреть на себя со стороны;
• Возможны инсайты — озарения, прозрения, интуитивное решение проблемы.

Многим нравятся письменные практики, поскольку они работают и помогают. Возможно кто-то в детстве или юности вел дневник. А сейчас, во взрослом возрасте, через работу с психологом пробует новые более структурированные и эффективные практики. После терапии клиент может использовать их на регулярной основе или по необходимости.

Информации вокруг чересчур много — удержать все в голове невозможно. Можно, конечно, попытаться, но вряд ли это будет эффективно. С наибольшей вероятностью, это обернется нервным напряжением со всеми вытекающими. А вот структурировать свой день/ неделю / год с помощью планировщика задач (будь то заметки в телефоне или специальные приложения) куда более реалистично. Во-первых, это помогает приблизиться к желаемому результату, а, во-вторых, не нагружает лишней информацией — ведь все, что нужно, зафиксировано на внешних носителях.